Lempäälän Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy on Lempäälän kuntakonserniin kuuluva in-house yhtiö, joka vastaan Lempäälän kunnan siivous-, kiinteistöhuolto-, rakentamis-, viher- ja liikuntapaikkapalveluista.

Lekitekin palveluksessa työskentelee noin 120 ammattilaista ja liikevaihto vuonna 2022 oli noin 8,5 miljoonaa euroa.

Liiketoiminta-alueiden vastuuhenkilöt osallistava budjetointimalli sekä tahtotila päivittää taloussuunnittelun työkalut nykyaikaan haastoivat taloussuunnittelun ja raportoinnin laatustandardeja uudella tavalla

Ennen Finadeckin käyttöönottoa raportointi, budjetointi ja ennustaminen tehtiin Lekitekissä pääasiassa Excelillä, jossa liiketoiminta-alueiden luvut koottiin eri välilehdiltä kaavojen avulla yhteen. Tämän jälkeen budjetin tiedot siirrettiin taloushallinnon ohjelmistoon csv-aineistona.

Kunkin liiketoiminta-alueen vetäjä osallistui jo aiemmin oman liiketoiminta-alueensa budjetointiin, joka johti siihen, että Excelissä virheiden mahdollisuus kasvoi liian suureksi. Ennustamisprosessissa kaikki ennustedata puolestaan muodostettiin Excelissä siten, että ennusteen toteumakuukausien data siirrettiin manuaalisesti taloushallinnon ohjelmistosta Exceliin, johon yhdistettiin sitten loppukauden budjetista muokattu ennuste.

Myös muun muassa hallitukselle tehtävät raportit ja graafit muodostettiin aiemmin Excelissä. ”Aika- ja kustannussäästön sekä laatustandardin nostamisen lisäksi tahtotilamme oli tuottaa myös taloussuunnittelun saralla työntekijöillemme myönteinen ja moderni työntekijäkokemus” Lempäälän Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy:n toimitusjohtaja Samuli Solmio kertoo.

Havainnekuva Finadeckiin rakennetusta kustannuspaikkojen lakanaraportista

Valmiit rajapinnat, monipuoliset toiminnallisuudet, helppokäyttöisuus, kustannustehokkus sekä kehitystoiveet huomioiva palveluasenne ratkaisivat

Lekitek toteutti perusteellisen analyysin useista taloussuunnittelun ja raportoinnin ohjelmistojen vaihtoehdoista ennen kuin he päättivät mikä ohjelmisto palvelisi heidän tarpeitaan parhaiten.”Päädyimme Finadeckiin sen valmiiksi rakennettujen rajapintojen, laajojen toiminnallisuuksien, selkeään käyttöönottoon ja hinnoittelun, helppokäyttöisyyden sekä heidän kehitystoiveet huomioivan asenteen vuoksi. Lisäksi huomasimme sen olevan kaikista vaihtoehdoista kustannustehokkain.” Solmio kertoo. Lekitekillä vaakakupissa painoi myös se, että ohjelmisto taipuisi mahdollisesti jatkossa myös koko Lempäälän kuntakonsernin raportoinnin, budjetoinnin, ennusteiden teon ja konsolidoinnin tarpeisiin.

Lekitek ja Finadeck ovatkin käyttöönoton jälkeen suunnitelleet yhdessä muutamia toiminnallisuuksia kumppanimallilla, jonka myötä Lekitek on saanut toivomansa lisätoiminnallisuudet Finadeckiin ja samalla Finadeck on voinut kehittää ohjelmistoansa yhtä entistä paremmin asiakkaiden tarpeet huomioivaksi.

Esimerkiksi budjetoinnin ja ennusteiden kommentointimahdollisuuden myötä Lekitek sekä muut Finadeckin asiakkaat voivat kommentoida budjetti- ja ennustesoluja sekä tarkastella budjettia sekä ennusteita kaikkien liiketoiminta-alueiden osalta myös keskitetysti.

Kuvassa vasemmalta oikealle Finadeck Oy:n toimitusjohtaja Saku Pöllänen ja Lempäälän Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy:n toimitusjohtaja Samuli Solmio

”Olemme saaneet virtaviivaistettua ja vähintään puolitettua jo tähän mennessä kuukausittaisen taloussuunnitteluun ja raportointiin käytetyn ajan”

Ennen Finadeckiin siirtymistä Lekitekillä meni aikaa raportointiin ja ennusteiden päivittämiseen kahdesta neljään henkilötyöpäivää kuukaudessa. Finadeckin käyttöönoton myötä pääosa raportoinnista on automatisoitu, jonka myötä liiketoiminta-alueiden johtajat saavat sähköpostiinsa kuukausittain oman liiketoiminta-alueensa raportin. Lisäksi Lekitek automatisoi Finadeckilla johtoryhmän sekä hallituksen raportoinnin. Avoimien tilikausien datan päivittyessä taloushallinnon ohjelmistosta Finadeckiin automaattisesti joka yö, data on lähes reaaliaikaista eikä raportoinnissa tarvitse pelätä manuaalisia virheitä.

Manuaalisen virheen riski ja kaavavirheiden riskit on saatu poistettua myös budjetoinnin ja ennusteiden teon prosessissa. Käyttöönoton yhteydessä Finadeckiin määriteltiin kullekin liiketoiminta-alueen vetäjälle käyttöoikeusrajaukset, jonka myötä kukin liiketoiminta-alueen vetäjä pääsee muokkaamaan oman liiketoiminta-alueensa ennustetta. Lisäksi Solmio sekä Lempäälän Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy:n talouspäällikkö Aino-Kaisa Marttila voivat tarkastella ja muokata kaikkien liiketoimintayksiöiden budjetteja sekä ennusteita myös keskitetystä näkymästä.

Havainnekuva budjetin ja ennusteen keskitetyn muokkauksen näkymästä

Toteumadatan päivittyessä ennusteelle automaattisesti ja toteumakuukausien jälkeisen ennustedatan ollessa valmiiksi Finadeckissa, turha manuaalinen Excel jumppa datan siirron suhteen on saatu poistettua. Käyttöönottokoulutuksen yhteydessä Finadeck rakensi Lekitekin kanssa yhdessä määritellyn budjetointi- ja ennusteprosessin mukaisen yksityiskohtaisen manuaalin budjetointiin ja ennusteiden tekoon sekä päivitykseen, jonka myötä kunkin liiketoiminta-alueen vetäjän on helpompi päivittää oman liiketoiminta-alueensa ennuste Finadeckiin. ”Olemme saaneet virtaviivaistettua ja vähintään puolitettua jo tähän mennessä kuukausittaisen taloussuunnitteluun ja raportointiin käytetyn ajan ja uskomme, että aika- ja kustannussäästö tulee vielä kasvamaan entisestään.” Solmio toteaa.

Käyttöönotto sujui kiitettävästi ja kehitystoiveet on huomioitu

Lekitekillä Finadeckin käyttöönotto sujui kiitettävästi ja kehitysehdotukset on otettu sovitun mukaisesti nopealla aikataululla käsittelyyn, kehitykseen ja tuotantoon.

Lekitekin otettua Finadeck käyttöön, käyttöönottoja on edistetty myös muiden Lempäälän kuntakonserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa. ”Olemme edelleen tyytyväisiä valittuamme Finadeckin taloussuunnittelun ja raportoinnin ohjelmistoksi. Voin mielellään suositella Finadeckia sekä saamaamme palvelua myös muille yhtiöille sekä kuntakonserneille” Solmio tiivistää.