Lempäälä fastighetsunderhåll och teknik LEKITEK Oy är ett internt företag som tillhör Lempäälä kommunkoncern, som ansvarar för städning, fastighetsunderhåll, byggnation, grön- och idrottsanläggningar i Lempäälä kommun.

Lekitek har cirka 120 anställda och omsättningen under 2022 uppgick till cirka 8,5 miljoner euro.

Modellen med deltagande budgetering som involverar chefer inom affärsområdena och viljan att uppdatera verktygen för finansiell planering till moderna tider utmanar kvalitetsnormerna för finansiell planering och rapportering på ett nytt sätt

Innan Finadeck introducerades gjordes rapportering, budgetering och prognostisering på Lekitek huvudsakligen i Excel, där siffrorna för affärsområdena sammanställdes från olika flikar med hjälp av formler. Budgetuppgifterna överfördes sedan till ekonomistyrningsprogrammet som en csv-fil.

Chefen för varje affärsområde var redan involverad i budgeteringen av sitt eget affärsområde, vilket innebar att risken för fel i Excel blev för hög. I prognosprocessen genererades alla prognosdata i Excel genom att manuellt överföra prognosmånadsdata från ekonomistyrningsprogrammet till Excel, som sedan kombinerades med prognosen från budgeten i slutet av månaden.

Rapporter och grafer för bland annat styrelsen genererades också tidigare i Excel. "Förutom att spara tid och pengar och höja kvalitetsstandarderna ville vi också skapa en positiv och modern medarbetarupplevelse för våra anställda inom området ekonomisk planering", säger Samuli Solmio, VD för Lempäälä Property Maintenance and Technology LEKITEK Oy.

Skärmdump av en lackrapport över kostnadsställen som skapats i Finadeck

Färdiga gränssnitt, mångsidiga funktioner, användarvänlighet, kostnadseffektivitet och en servicestrategi som tar hänsyn till utvecklingskraven var de viktigaste faktorerna i

Lekitek genomförde en djupgående analys av flera olika programvaror för finansiell planering och rapportering innan de bestämde sig för vilken programvara som bäst skulle tillgodose deras behov. "Vi valde Finadeck på grund av dess färdiga gränssnitt, omfattande funktionalitet, tydliga implementering och prissättning, användarvänlighet och deras utvecklingsorienterade attityd. Vi tyckte också att det var det mest kostnadseffektiva av alla alternativ." säger Solmio. Lekitek ville också att programvaran skulle kunna hantera rapporterings-, budgeterings-, prognostiserings- och konsolideringsbehoven för hela Lempääläs kommunkoncern i framtiden.

Sedan lanseringen har Lekitek och Finadeck utvecklat vissa funktioner tillsammans med hjälp av en partnermodell, vilket har gjort det möjligt för Lekitek att få de ytterligare funktioner som de ville ha i Finadeck, och samtidigt gjort det möjligt för Finadeck att utveckla sin programvara för att bättre tillgodose sina kunders behov.

Med möjligheten att kommentera budgetar och prognoser kan Lekitek och andra Finadeck-kunder till exempel kommentera budget- och prognosceller och se budget och prognoser för alla affärsområden centralt.

På bilden från vänster till höger Saku Pöllänen, VD för Finadeck Oy och Samuli Solmio, VD för Lempäälä Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy.

"Vi har kunnat effektivisera och åtminstone halvera den tid som läggs på månatlig finansiell planering och rapportering som redan krävdes"

Innan övergången till Finadeck ägnade Lekitek mellan två och fyra arbetsdagar per månad åt rapportering och uppdatering av prognoser. I och med införandet av Finadeck har merparten av rapporteringen automatiserats, och affärsområdescheferna får en månadsrapport för sitt affärsområde i sin e-post. Dessutom kommer Lekitek att automatisera rapporteringen till ledningsgruppen och styrelsen med Finadeck. Eftersom uppgifter om öppna konton uppdateras automatiskt från ekonomistyrningsprogrammet till Finadeck varje natt är uppgifterna nästan i realtid och det finns ingen anledning att oroa sig för manuella fel i rapporteringen.

Risken för manuella fel och formelfel har också eliminerats i budget- och prognosprocessen. Under implementeringen av Finadeck definierades åtkomstbegränsningar för varje affärsområdeschef, vilket gjorde det möjligt för varje affärsområdeschef att redigera prognosen för sitt affärsområde. Dessutom kan Solmio och Aino-Kaisa Marttila, ekonomichef på Lempäälä Kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy, också se och redigera budgetar och prognoser för alla affärsenheter från den centrala vyn.

Skärmdump av den centraliserade redigeringsvyn för budget och prognos

Eftersom de faktiska uppgifterna automatiskt uppdateras till prognosen och prognosuppgifterna efter de faktiska månaderna har slutförts i Finadeck, har det onödiga manuella Excel-hoppet för dataöverföring eliminerats. Under implementeringsutbildningen byggde Finadeck tillsammans med Lekitek en detaljerad manual för budgetering, prognostisering och uppdatering enligt en definierad budgeterings- och prognosprocess, vilket gör det enklare för varje affärsområdeschef att uppdatera prognosen för sitt affärsområde i Finadeck. "Vi har redan effektiviserat och minst halverat den tid som läggs på månatlig finansiell planering och rapportering och vi tror att tids- och kostnadsbesparingarna kommer att fortsätta att öka." avslutar Solmio.

Utrullningen gick bra och utvecklingsönskemålen har beaktats

På Lekitek gick implementeringen av Finadeck mycket bra och utvecklingsförslagen har tagits upp för bearbetning, utveckling och produktion enligt överenskommelse och inom den överenskomna tidsramen.

Sedan Lekitek introducerade Finadeck har implementeringen också främjats hos andra företag som tillhör Lempääläs kommunkoncern. "Vi är fortsatt nöjda med vårt val av Finadeck som vårt program för ekonomisk planering och rapportering. Jag rekommenderar gärna Finadeck och den service vi får till andra företag och kommunkoncerner", avslutar Solmio.