BioRex Cinemas Oy är ett lönsamt växande landsomfattande familjeföretag som specialiserat sig på biografupplevelser med en över 100-årig historia. BioRex är för närvarande verksamt på tolv orter och erbjuder totalt 48 biografer för den perfekta filmupplevelsen och framgångsrika företagsevenemang.

BioRex har över 130 anställda och omsättningen år 2022 var cirka 11 miljoner euro.

Skyldigheterna att rapportera externt och önskan att hantera data internt ställde krav på tidpunkterna för och kvaliteten på rapporteringen och prognoserna.

I takt med att BioRex har vuxit nationellt har det uppstått ett behov av att producera rapporter av högre kvalitet. Utmaningen med rapporteringen på BioRex var att det blev för tidskrävande att manuellt kombinera data från ekonomiförvaltningen och ERP-programvaran och att risken för mänskliga fel blev för stor. Dessutom blev det besvärligt att skapa budgetar och prognoser i Excel.

"Vi rapporterar dagligen till våra partner bland annat om antalet föreställningar och biljettintäkter. Utöver den externa rapporteringen ville vi kunna kommunicera nyckeltal till vår personal på ett snabbt och korrekt sätt", kommenterar Aku Jaakkola, VD för BioRex Cinemas Oy. Datadriven förvaltning har varit bekant för BioRex under lång tid och Jaakkola anser att datadriven förvaltning också har haft en betydande inverkan på personalens tillfredsställelse och bibehållande. "Vi vill producera en modern personalupplevelse utöver en modern kundupplevelse för våra anställda", säger Jaakkola.

På bilden, från vänster till höger, Saku Pöllänen, Finadecks VD och Aku Jaakkola, VD för BioRex Cinemas Oy.

När BioRex letade efter lösningar var utgångspunkten att de ville ha finansiella och operativa affärsdata i samma rapporter, med automatisk distribution till önskade personer via e-post. Dessutom var ett modernt och visuellt tydligt användargränssnitt, möjligheten att redigera nyckeltal och rapporter samt möjligheten att begränsa åtkomsträttigheterna också viktiga.

Biorex har gjort stora investeringar i moderna och digitala lösningar.

BioRex har gjort stora investeringar i moderna och digitala lösningar, och Finadeck har gjort det möjligt för företaget att använda operativa affärsdata och finansiella data på ett effektivare sätt för att stödja ledningen.

När BioRex gick igenom lösningsalternativen stod det klart att de önskade indikatorerna och rapporterna kunde byggas och visualiseras med Finadecks inbyggda formelverktyg och rapportverktyg. Med de rapporter som byggts upp i Finadeck har BioRex kunnat övervaka sin affärsutveckling och göra nödvändiga ändringar i sin affärsstrategi.

"Finadecks gränssnitt var modernt och visuellt tydligt. Dessutom innehöll programvaran en funktion för automatisk rapportdistribution som var viktig för oss och de nödvändiga åtkomstbegränsningarna", sammanfattar Jaakkola.

BioRex Cinemas Oy:s teatersal i Verkatehta i Tavastehus

Även om integreringen av programvaran för den operativa verksamheten inte implementerades omedelbart vid driftsättningen kunde BioRex importera data från den operativa verksamheten till Finadeck genom Google Sheets-integrationen. Utöver Google Sheets-integrationen kunde icke-finansiella data ha lästs in i Finadeck med hjälp av OneDrive-integrationen.

Med Finadecks automatisering och funktionalitet kunde BioRex spara mycket tid och förbättra kvaliteten på sina rapporterings-, budget- och prognosprocesser.

Avsikten var att göra programvaran tillgänglig nyckelfärdigt.

"Vi ville också spara tid vid implementeringen av programvaran, så en nyckelfärdig implementering var det bästa alternativet för oss", säger Jaakkola. I början av implementeringsprocessen definierade BioRex vilka KPI:er de ville bygga upp i Finadeck och lämnade exempel på rapportramar till Finadecks implementeringsteam, varefter supportteamet byggde alla nödvändiga KPI:er och rapporter för BioRex. Supportteamet visade också BioRex hur de själva kunde redigera KPI:er och rapporter i Finadeck.

När rapporterna var färdiga skickades rapporterna från de enskilda platserna och platscheferna samt de styrelserapporter som definierats av BioRex automatiskt till de önskade personerna, vilket gjorde det möjligt för BioRex att automatisera rapporteringen till platscheferna och styrelsen.

Observationsbild av den platsspecifika lackrapporten som byggdes för Finadeck

Finadeck-supportteamet guidade också BioRex i bästa praxis för budgetering och prognoser, så att platscheferna kunde lägga in och uppdatera sina budgetar och prognoser direkt i Finadeck.

"99 procent av det vi ville ha gjordes på en gång. Under implementeringen blev det också tydligt att Finadecks personal har viljan att lyssna på kundens behov och omsätta dem i funktionalitet genom utvecklingspipeline", säger Jaakkola.

Aku Jaakkola, vd för Biorex, säger att han gärna rekommenderar Finadecks programvara, särskilt för kedjeverksamheter och företag med flera mål att övervaka.