BioRex Cinemas Oy on kannattavasti kasvava valtakunnallinen leffaelämyksiin erikoistunut yli 100 vuoden historian omaava perheyritys. Tällä hetkellä BioRex toimii kahdellatoista paikkakunnalla tarjoten yhteensä 48 salilla puitteet täydellisille leffaelämyksille sekä onnistuneille yritystapahtumille.

BioRexin palveluksessa työskentelee yli 130 henkilöä ja liikevaihto vuonna 2022 oli noin 11 miljoonaa euroa.

Ulkopuoliset raportointia koskevat velvoitteet ja halu johtaa datalla sisäisesti, asettivat vaatimukset raportoinnin sekä ennusteiden aikataululle ja laadulle

Valtakunnallisen kasvun myötä BioRexille on syntynyt tarve tuottaa entistä laadukkaampaa raportointia. Raportoinnin haasteena BioRexillä oli, että taloushallinnon – sekä toiminnanohjauksen ohjelmiston datan yhdistely manuaalisesti alkoi viemään liikaa ja inhimillisten virheiden mahdollisuus kasvaa liian suureksi. Lisäksi budjettien ja ennusteiden teko Excelissä alkoi kasvaa raskaaksi.

”Raportoimme kumppaneillemme muun muassa esitysten näyttökerrat ja lipputulot päivittäin. Ulkopuolisen raportoinnin lisäksi halusimme, että voimme viestiä keskeiset avaintunnusluvut myös henkilöstölle ajallaan sekä paikkansa pitävästi” kommentoi BioRex Cinemas Oy:n toimitusjohtaja Aku Jaakkola. Datalla johtaminen on ollut BioRexille johtamistapana tuttu jo pitkään ja Jaakkola uskoo, että datalla johtamiselle on ollut merkittävä vaikutus myös henkilöstön tyytyväisyyteen sekä pysyvyyteen. ”Haluamme tuottaa modernin asiakaskokemuksen lisäksi työntekijöillemme modernin työntekijäkokemuksen” Jaakkola linjaa.

Kuvassa vasemmalta oikealle Finadeckin toimitusjohtaja Saku Pöllänen sekä BioRex Cinemas Oy:n toimitusjohtaja Aku Jaakkola

BioRexin kartoittaessa ratkaisuja lähtökohtana oli, että taloutta ja operatiivista liiketoimintaa koskeva data haluttiin samoille raporteille, joiden jakelu haluttiin saada automatisoitua sähköpostijakeluna halutuille henkilöille. Lisäksi nykyaikainen ja visuaalisesti selkeä käyttöliittymä, tunnuslukujen ja raporttien muokkausmahdollisuudet sekä käyttöoikeuksien rajausmahdollisuudet olivat tärkeässä asemassa.

Biorex on panostanut vahvasti nykyaikaisiin ja digitaalisiin ratkaisuihin

BioRex on panostanut paljon nykyaikaisiin ja digitaalisiin ratkaisuihin, ja Finadeckin avulla se on pystynyt hyödyntämään operatiivisen liiketoiminnan dataa sekä talousdataa entistä tehokkaammin johtamisen tukena.

Ratkaisuvaihtoehtoja läpikäydessä BioRexille kävi selväksi, että halutut tunnusluvut sekä raportit saadaan rakennettua sekä visualisoitua Finadeckin sisäänrakennetulla kaavatyökalulla sekä raporttien rakennustyökalulla. Finadeckiin rakennettujen raporttien avulla BioRex on pystynyt seuraamaan liiketoimintansa kehitystä ja tekemään tarvittavia muutoksia liiketoimintastrategiaan.

”Finadeckin käyttöliittymä oli nykyaikainen sekä visuaalisesti selkeä. Lisäksi ohjelmisto sisälsi meille oleellisen raporttien automaattisen jakelutoiminnallisuuden sekä tarvittavat käyttöoikeusrajaukset” Jaakkola tiivistää.

BioRex Cinemas Oy:n teatterisali Hämeenlinnan Verkatehtaalla

Vaikka operatiivisen liiketoiminnan ohjelmistointegraatiota ei toteutettu heti käyttöönoton yhteydessä, niin BioRex sai tuotua operatiivisen liiketoiminnan datan Finadeckiin Google Sheets -integraation kautta. Google Sheets -integraation lisäksi taloushallinnon ulkopuolinen data olisi voitu lukea sisään Finadeckiin OneDrive -integraatiolla.

Finadeckin automatiikan sekä toiminnallisuuksien avulla BioRex onnistui säästämään merkittävästi aikaa sekä parantamaan laatua raportoinnin, budjetoinnin sekä ennusteiden teon prosesseissa.

Tahtotilana oli saada ohjelmisto käyttöön avaimet käteen periaatteella

”Tahtotilamme oli säästää aikaa myös ohjelmiston käyttöönotossa, joten avaimet käteen periaatteella toteutettava käyttöönotto oli meille mieleinen vaihtoehto” Jaakkola mainitsee. BioRex määritteli käyttöönottoprosessin alussa mitä tunnuslukuja Finadeckiin haluttiin rakennettavan ja toimitti esimerkkirungot raporteista Finadeckin käyttöönottotuelle, jonka jälkeen tukitiimi rakensi BioRexille kaikki tarvittavat tunnusluvut sekä raportit. Tukitiimi opasti BioRexille myös, kuinka tunnuslukujen ja raporttien muokkaus onnistuu tehdä omatoimisesti Finadeckissa.

Raporttien valmistuttua BioRexin määrittelemien yksittäisten toimipisteiden – ja toimipistelakanaraporttien sekä hallitusraporttien lähetykset automatisoitiin halutuille henkilöille, jonka myötä BioRex sai automatisoitua raportoinnin toimipisteiden vetäjille sekä hallitukselle.

Havainnekuva Finadeckiin rakennetusta toimipistekohtaisesta lakanaraportista

Finadeckin tukitiimi opasti BioRexille myös parhaiten sopivat käytännöt budjettien ja ennusteiden tekoon, jonka myötä toimipisteiden vetäjät voivat syöttää ja päivittää kukin oman toimipisteensä budjetin ja ennusteen suoraan Finadeckiin.

”99 % toivomistamme asioista onnistui heti. Käyttöönotossa kävi myös selväksi, että Finadeckin henkilöstöllä on halua kuunnella aidosta asiakkaan tarpeet ja viedä ne kehitysputken kautta toiminnallisuuksiksi ohjelmistoon” Jaakkola mainitsee.

Biorexin toimitusjohtaja Aku Jaakkola toteaakin, että voi mielellään suositella Finadeckin ohjelmistoa etenkin ketjumuotoiseen toimintaan sekä yrityksille, joilla on useampia seurattavia laskentakohteita.