Siipiweikkojen tarina alkoi vuonna 1984 Pompano Beachilta Floridasta. Tamperelaiselle ravintoloitsijalle Pekka Yli-Houhalalle suositeltiin ravimatkalla paikallista siipiravintolaa. Siipien maku vei mennessään. Reissussa siivillä herkuteltiin etelän lämmössä kokeilun jälkeen päivittäin. Suomessa siipiä ei tosin arvostettu tuohon aikaan, jonka vuoksi siipiravintolan perustaminen alkuun arvelutti, mutta omassa ravintolassa tehdyt siipien pilotoinnit osoittivat ennakkoluulot vääriksi. Vuonna 1993 perustettiin ensimmäinen Siipiweikot-ravintola Tampereelle Aleksanterinkadulle, jossa ensimmäinen Siipiweikkojen ravintola on edelleen.

Ensimmäisinä toimintavuosina liiketoiminta painottui ravintolabisnekseen. Siipiweikkojen kastikkeen suuren suosion myötä kastiketta alettiin myydä myös muille ravintoloitsijoille. Ajan mittaan kastikemyynnin suosio on kasvanut vuosi vuodelta ja nykyään kastiketta saa ostettua Siipiweikkojen verkkokaupan lisäksi myös lähes jokaisesta päivittäistavarakaupasta.

Siipiweikot on nykyään maanlaajuisesti tunnettu perheyritys, joka työllistää noin 50 henkilöä. Yrityksellä on tällä hetkellä neljä omaa ravintolaa Tampereen seudulla. Lisäksi heillä on kaksi franchising-ravintolaa ja tulevaisuudessa franchising liiketoimintaa on tarkoituksena kasvattaa entisestään. Kastikeliiketoiminta tukee omaa käyttöä sekä valmistaa tuotetta myyntiin yritysasiakkaille – yrityksellä on satoja yritysasiakkaita Suomessa ja lisäksi muutamia ulkomailla.

Anniina Patteri, Siipiweikkojen Business Controller, kertoo, että yrityksellä oli vuosia monta hyvää ohjelmistoa käytössään. Tietojen kokoaminen eri ohjelmistoista muun muassa raportointiin ja suunnitteluun manuaalisesti alkoi kuitenkin käydä puuduttavaksi liiketoiminnan kasvettua tietylle tasolle. Kun yksikään ohjelmisto ei keskustellut keskenään sujuvasti, tietojen haku ja yhdistely monesta eri ohjelmistosta jouduttiin tekemään manuaalisesti.

Arvokasta työaikaa meni tietojen yhdistelemiseen, laskemiseen ja päivittämiseen. Manuaalisesta työstä johtuva virheriski oli merkittävä. Ennen jokaista kuukausipalaveria tietoja koottiin päivittäin ja tietojen yhdistämiseen sekä laskentaan saattoi kulua päivä ja välillä toinenkin.

”Mikään tieto ei päivittynyt minnekään ja se oli suurin haaste. Tällainen työskentely oli lisäksi hidasta ja maksoi myös sen takia paljon. Tiedot eivät olleet ikinä ajan tasalla ja jos jossain ilmeni virhe, oli asian tarkistaminen aikaa vievää ja työlästä”, Patteri kertoo.

Sen takia yrityksessä päätettiin, että on aika tutustua moderneihin ratkaisuihin, jotka olisivat integroitavissa keskenään.

Automatiikalla merkittäviä säästöjä talous- ja palkkahallinnon prosesseihin sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja raportointiin

Vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Siipiweikoilla päädyttiin valitsemaan Procountor taloushallinnon ohjelmistoksi. Raportointiin, budjetointiin sekä ennusteiden tekoon valikoitui puolestaan Finadeck, jonka valmiiden integraatioiden kautta kaikki tarvittavat tiedot saadaan haettua automatisoidusti Procountorista, Restolutionista sekä Työvuorovelhosta. Ohjelmistojen toiminnallisuudet nähtyään, oli selvää, että Procountor ja Finadeck mahdollistavat siihen saakka manuaalisten työvaiheiden automatisoinnin.

”Tykkäsimme mahdollisuuksista, mitä nämä ohjelmistot mahdollistivat. Esimerkiksi asiakkuuksien taakse saadaan Procountorissa tallennettua eri hinnastot ja tuotteet, joiden avulla taloushallinto on todella sujuvaa”, Patteri toteaa.

Aiemmin ongelmana oli ohjelmistojen yhteensopimattomuus, joten nyt haluttiin panostaa integraatioihin ja automaattiseen tiedonkulkuun. Etenkin Procountorin ja Finadeckin integraatiot kassajärjestelmä Restolutionin ja työajanseurantaohjelmisto Työvuorovelhon välillä ovat tärkeitä.

”Sujuvien integraatioiden avulla tiedonkulku on nopeaa ja ennen kaikkea luotettavaa. Finadeckiin saamme ajettua suoraan kaiken tarvitsemamme datan. Sen avulla raportointi on reaaliaikaista ja tukee meitä päätöksenteossa”, Patteri iloitsee.

Hot Wings Oy:n Business Controller Anniina Patteri

Kassajärjestelmän integraatiot mahdollistavat myös sujuvan liikevaihdon ja muiden avaintunnuslukujen seurannan, joten tietoja ei tarvitse odotella seuraavan kuukauden loppuun kuten aiemmin. Verkkokauppaintegraation avulla laskutuskin hoituu automaattisesti, joten työvaiheiden määrä on tippunut radikaalisti.

Koska yrityksellä on useita toimipaikkoja ja erilaisia liiketoimintoja, on seurannan monipuolisuus tärkeää. Esimerkiksi kustannuspaikkaseuranta ja ravintolaseuranta ovat tärkeitä, jotta nähdään, miten eri ravintoloilla menee taloudellisten ja operatiivisten tunnuslukujen, kuten liikevaihto ja katteet per tehty työtunti suhteen. Lisäksi ravintolakohtainen tuotteiden ja tuoteryhmien myynnin seuranta on tärkeässä roolissa.

Uusien järjestelmien hyödyt näkyvät myös ravintoloissa. Työvuorovelhoon syötetty data siirtyy suoraan Procountorin palkanlaskentaan, joten ravintolapäälliköt voivat luottaa siihen, että palkat ja palkkalaskelmat menevät oikein. Aiemmin tietoja piti tarkistella moneen kertaan ja tietoja piti kirjata käsin. Näin työaikaa ja hermoja säästyy monessa kohtaa.

”Finadeck on helpottanut todella paljon raportointia, kun parilla klikkauksella saa haettua kaiken tarvittavan näkyviin”

Finadeck on auttanut yritystä todella paljon ajantasaisen raportoinnin kautta.  Myös yrityksen toimitusjohtaja on kehunut, että tehokas ja moderni raportointityökalu on tuonut tosi paljon konkreettista apua päätösten tekemiseen.

”Finadeck on helpottanut todella paljon raportointia, kun parilla klikkauksella saa haettua katteet eri aikaväleiltä ja niitä voi verrata helposti keskenään. Lisäksi tehdään paljon budjettien seurantaa, ja Finadeckin näkymä on tähän todella selkeä, koska tarvittavat tiedot saa näkyviin vierekkäin. Finadeckissä on onnistunut kaikki, mitä on vaan keksitty kysyä”, Patteri kehuu.

Kuvassa vasemmalta oikealle Finadeckin toimitusjohtaja Saku Pöllänen ja Hot Wings Oy:n Business Controller Anniina Patteri

Myös Finadeckin asiakaspalvelu saa huippuarvosanan. ”Asiakaspalvelusta annan arvosanaksi ihan täyden 10+, sillä aina saa vastauksen ja tarvittavan avun. Myös mahdolliset bugit korjataan heti saman tien, joten asiakas huomioidaan kyllä todella hyvin”, Patteri kiittelee.

Finadeckin avulla yrityksen sekä ravintoloiden talouden, operatiivisten mittarien ja myynnin kehittymistä voidaan seurata näppärästi. Kaikki tunnusluvut ovat nopeasti ja reaaliaikaisesti saatavissa Finadeckin muuntaessa Procountorista, Restolutionista ja Työvuorovelhosta integraatioiden kautta haetun datan helposti ymmärrettävään muotoon. Ero aiempaan Excel-jumppaan on valtava.

Finadeck on helpottanut myös budjetointia ja ennusteiden tekoa

Historiadatan raportoinnin lisäksi Siipiweikot hyödyntävät Finadeckia myös budjetoinnissa ja ennusteiden teossa. Kun pyöritettävänä on usean ravintolan kokonaisuus, nousee ennakointi tärkeään rooliin. Missä ja milloin tarvitaan työntekijöitä ja miten resurssit kannattaa kohdistaa. Myös kysymykset, kuten missä ja miten tulevia investointeja tullaan rahoittamaan nousevat aika ajoin esille. Finadeckin avulla laskelmat saa laadittua ketterästi ja raporteista voi porautua aina operatiiviselle tasolle saakka. Myös sähköpostiin tulevat raportit helpottavat tiedon oikea-aikaista saantia.

”Meille oli tärkeää, että jokaiselle käyttäjälle voitiin muokata näkymät oman tasoisella tiedolla. Jotkut haluavat tarkempia yksityiskohtia ja tunnuslukuja, kun taas osalle siitä ei ole hyötyä” Patteri toteaa.

Siipiweikot ovat suunnitelleet sekä rakentaneet ravintolapäälliköiden kanssa ravintoloiden seurantaraportit, jonka myötä ravintolapäälliköt saavat kaiken haluamansa datan samalla raportilla. Lisäksi ravintolapäälliköt pääsevät porautumaan lukuihin suoraan omilta näkymiltään. Samalla tavalla oma näkymä on luotu asiakkuuspäällikölle, jotta hän voi seurata myyntejä helposti. Finadeckin avulla voidaan tukea eri henkilöiden talouden osaamisen tasoa.

Modernit ja helppokäyttöiset ratkaisut auttavat yrittäjää

Uusien työkalujen käyttöönotto sujui Siipiweikoilla vaivatta.”Finadeckin ja Procountorin käyttöönotto oli helppoa, eikä vienyt juurikaan aikaa. Esimerkiksi asiakas- ja tuoterekisterien vieminen oli helppoa ja nopeaa, mutta datan siivoamiseen menee tietysti aina oma aikansa. Se ei ole kuitenkaan yrittäjälle hankalaa, sillä tilitoimiston kanssa työskentely sujuu”, Anniina kertoo.

Finadeckin käyttöönottokoulutus oli Anniinan kokemuksen mukaan todella hyvä, sillä se auttoi ymmärtämään, miten työkalu toimii. Nyt heidän on helppo jatkaa opettelua käytännössä. Anniina onkin rakentanut omia yhdistelmätunnuslukuja sekä raporttirunkoja koulutuksen jälkeen pääasiassa omatoimisesti. Finadeckissä voi tehdä todella paljon itse, ja samalla oppia ja ymmärtää ohjelmistoa paremmin. Finadeckiä voi mukauttaa omien tarpeiden mukaisesti, ja apua saa aina tarvittaessa.

Anniina kertoo, että suosittelee ilomielin Procountoria ja Finadeckiä myös muille ravintola-alan yrityksille. Tulevaisuudessa Siipiweikkojen uudet franchising-yrittäjät saavat käyttöönsä valmiin paketin. Patteri näkee, että nykyisen ratkaisun etu on siinä, että se soveltuu taloushallinnon asiantuntijan lisäksi erinomaisesti myös henkilölle, jolle taloushallinnon maailma on vieras.

”Procountorin ja Finadeckin avulla he voivat keskittyä omaan osaamisensa ja ravintolan pyörittämiseen”, Anniina päättää.