Budjetti – miksi, mitä ja miten
Kaksi 75 metrin rajan ylittänyttä keihäänheittäjää tähtää kolmen vuoden päästä järjestettäviin olympialaisiin. Herra A tavoittelee maagisen 90 metrin rajan ylittämistä viimeistään kuukautta ennen olympialaisia järjestettävässä kotikisassa. Herra B:n päätavoite on täsmälleen sama, mutta sen lisäksi hän erittelee vuosi-, neljännesvuosi- ja kuukausitasoiset välitavoitteet. Välitavoitteet saavuttaakseen Herra B laatii valmentajansa kanssa tarkan harjoitusohjelman.
Kumman keihäänheittäjän on mielestäsi helpompi säätää harjoitteluaan huomatessaan, ettei jokin toimi odotetusti? Kumman urheilijan on helpompi oppia tehdyistä virheistä? Kumman uskot olevan harjoituskaudella motivoituneempi? Kummalta urheilijalta voisimme oppia enemmän kannattavasta liiketoiminnasta?
Tässä artikkelissa luon havainnollistavan katsauksen budjettiin, yhteen yrityksen tärkeimmistä työkaluista. Opit mistä budjetti koostuu, kuinka se rakennetaan ja miten sitä kannattaa hallita.
Osabudjetit
Keihäänheittäjän harjoitusohjelma on vertaus yrityksen osabudjeteista. Osabudjetit rakentavat ison kuvan ja auttavat hahmottamaan, mitä on mahdollista saavuttaa ja mitkä ovat realiteetit.
Yleisin tapa luoda osabudjetit on jakaa ne koskemaan myyntiä, muuttuvia kustannuksia, markkinoinnin kuluja, kiinteitä kustannuksia ja investointeja. Osabudjettien kokonaisuudesta kootaan kassavirtalaskelma ja tarkastellaan yrityksen kassan kehittymistä. Kassavirta- ja rahoituslaskelmaa tarkemmin käsittelevän artikkelin voit halutessasi lukea myöhemmin.
Aloitetaan siis osabudjeteista.
1. Myyntibudjetti
Esimerkkiyritys X:n pääliiketoiminta on ohjelmiston myynti, joka on riippuvainen myyjien lukumäärästä. Yhden ohjelmiston myyntihinta on 50 € / kk. Yhden myyjän odotetaan myyvän kaksikymmentä ohjelmistoa kuukaudessa syys-toukokuussa ja kymmenen ohjelmistoa kuukaudessa kesä-elokuussa. Mikäli yrityksellä on tällä hetkellä kolme myyjää ja toiminta startataan tammikuussa, näyttää myyntibudjetti yksinkertaisuudessa alla olevan tuloksen mukaiselta.
2. Muuttuvien kustannusten budjetti
Muuttuvilla kustannuksilla tarkoitetaan budjetoinnissa pääasiassa myytävään palveluun tai tuotteeseen liittyviä kustannuksia. Välittömiä muuttuvia kustannuksia ovat usein palveluun tai tuotteeseen liittyvät ostot. Esimerkissämme oletamme, että yritys ostaa ohjelmiston jälleenmyytäväksi hintaan 20 € / kk. Muuttuvat kustannukset voidaan siis arvioida myytävien ohjelmistojen perusteella alla olevan taulukon mukaisesti.
3. Markkinoinnin budjetti
Markkinoinnin kustannuksilla tarkoitetaan nimenomaisesti kaikkia markkinointiin suunniteltuja kustannuksia. Markkinoinnin kustannukset ovat kausivaihteluiden sekä kassan ennustamisen takia kätevää jakaa kuukausitasolle. Kuten alla olevasta tuloksesta käy ilmi, esimerkkiyrityksemme panostaa Google-mainontaan eniten syys-toukokuussa.
4. Kiinteiden kustannusten budjetti
Kiinteillä kustannuksilla viitataan kustannuksiin, jotka eivät riipu yrityksen myymistä tuotteista tai palveluista. Niitä ovat muun muassa kiinteä palkka, siihen liittyvät henkilösivukulut ja jaksotukset.
Oletetaan, että yritys maksaa myyjille palkkaa työsopimuksen mukaan 3000 euroa kuukaudessa. Lomia kullekin työntekijälle kertyy 2,5 päivää kuukaudessa. Työntekijöille maksetaan lomapalkan lisäksi lomaltapaluuraha, joka on suuruudeltaan 50 % kertyneestä lomapalkasta. Esimerkissämme yksikään työntekijä ei ole osakkaana, joten palkasta maksettavia henkilöstösivukuluja tulee yritykselle maksettavaksi seuraavasti: keskimääräinen työeläkevakuutus 17,35 %, sairasvakuutusmaksu 0,77 %, työttömyysvakuutusmaksu 1,50 %, työtapaturmavakuutusmaksu 0,80 % ja ryhmähenkivakuutus 0,07 % eli yhteensä noin 19,77 %. Kertyneet lomat yritys on sopinut maksavansa työntekijöille kokonaisuudessaan aina kesäkuun lopussa.
Ehkä tutuinta kiinteää kustannusta eli vuokraa esimerkkimme yritys maksaa 500 euroa kuukaudessa, mikä myös ilmenee alla olevasta taulukosta.
5. Investointibudjetti
Investoinneilla tarkoitetaan rahan kohdentamista aineettomiin tai aineellisiin hyödykkeisiin, joiden odotetaan tuottavan tuloa yritykselle yleensä yli 12 kuukauden ajan. Esimerkissämme yritys on ostanut myyjille heti tammikuun alussa laadukkaat tietokoneet, joiden arvioidaan kestävän käytössä yli kolme vuotta. Tietokoneiden hankintahinta on ollut yhteensä 10 000 €, ja niihin sovelletaan verottajan hyväksymää kone- ja kalustoerään sovellettavaa 25:n menojäännöspoistoprosenttia. Näin ollen ensimmäisen tilikauden tuloslaskelmalle kirjataan verotettavaa tulosta vähentäviä poistoja 2 500 € ja sitä seuraavalle tilikaudelle 7500 * 25 % = 1 875 €.
Olettamalla, että yritykseen on sijoitettu toiminnan alussa osakepääomaa 2500 €, yritys on saanut toiminnan alussa 97 500 € sijoituksen, myynti tuloutuu kassaan heti, ja että ostot maksetaan kassasta välittömästi ja arvonlisäveroja ei huomioida, näyttää budjetoitu kuukausittainen yleisimmin käytössä oleva kululajikohtainen tulos ja tase alla olevan mukaiselta.
| kuukausi | tammi | helmi | maalis | huhti | touko | kesä | heinä | elo | syys | loka | marras | joulu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Myydyt ohjelmistot kpl (1) | 60 | 120 | 180 | 240 | 300 | 330 | 360 | 390 | 450 | 510 | 570 | 630 |
TULOS (tuhansia euroja)
| kuukausi | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Myynti (1) | 3,0 | 6,0 | 9,0 | 12,0 | 15,0 | 16,5 | 18,0 | 19,5 | 22,5 | 25,5 | 28,5 | 31,5 |
| Ostot (2) | -1,2 | -2,4 | -3,6 | -4,8 | -6,0 | -6,6 | -7,2 | -7,8 | -9,0 | -10,2 | -11,4 | -12,6 |
| Liiketoiminnan muut kulut (3) | -0,9 | -0,9 | -0,9 | -0,9 | -0,9 | 0,5 | 0,5 | 0.5 | -0,9 | -0,9 | -0,9 | -0,9 |
| Palkat (4) | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 | -12,0 |
| Henkilöstösivukulut (4) | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 | -2,4 |
| Lomapalkkojen jaksotus (4) | -1,8 | -3,6 | -5,4 | -7,2 | -9,0 | -3,6 | -5,4 | -7,2 | -9,0 | -10,8 | -12,6 | -14,4 |
| Poistot (5) | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 | -0,2 |
| TULOS | -15,5 | -13,7 | -11,9 | -10,1 | -8,3 | -7,0 | -6,1 | -5,2 | -3,8 | -2,0 | -0,2 | 1,6 |
TASE VASTAAVAA (tuhansia euroja)
| kuukausi | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Koneet ja kalusto (5) | 9,8 | 9,6 | 9,4 | 9,2 | 9,0 | 8,8 | 8,5 | 8,3 | 8,1 | 7,9 | 7,7 | 7,5 |
| Rahat ja pankkisaamiset (6) | 76,5 | 64,9 | 55,0 | 46,9 | 40,6 | 28,5 | 24,4 | 21,2 | 19,5 | 19,5 | 21,3 | 25,0 |
| VASTAAVAA YHTEENSÄ (2) | 86,3 | 74,4 | 64,4 | 56,1 | 49,6 | 37,2 | 32,9 | 29,6 | 27,6 | 27,4 | 29,0 | 32,4 |
TASE VASTATTAVAA
| kuukausi | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Osakepääoma (6) | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 | 2,5 |
| Sijoitetun vapaan oman pääoman rahasto (6) | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 | 97,5 |
| TILIKAUDEN TULOS | -15,5 | -13,7 | -11,9 | -10,1 | -8,3 | -7,0 | -6,1 | -5,2 | -3,8 | -2,0 | -0,2 | 1,6 |
| OMA PÄÄOMA YHTEENSÄ (2) | 84,5 | 70,8 | 60,0 | 48,9 | 40,6 | 33,6 | 27,6 | 22,4 | 18,6 | 16,6 | 16,5 | 18,1 |
| Laskennallinen lomapalkkavelkavaraus (4) | 1,8 | 3,6 | 5,4 | 7,2 | 9,0 | 3,6 | 5,4 | 7,2 | 9,0 | 10,8 | 12,6 | 14,4 |
| VIERAS PÄÄOMA YHTEENSÄ | 1,8 | 3,6 | 5,4 | 7,2 | 9,0 | 3,6 | 5,4 | 7,2 | 9,0 | 10,8 | 12,6 | 14,4 |
| VASTATTAVAA YHTEENSÄ | 86,3 | 74,4 | 64,4 | 56,1 | 49,6 | 37,2 | 32,9 | 29,6 | 27,6 | 27,4 | 29,0 | 32,4 |
Budjettiskenaariot
Kuten tarkkasilmäisimmät jo huomasivat, käy esimerkkiyrityksemme kassa melko tiukalla ennen toiminnan breikkaamista tuotolliseksi. Mikäli jotain negatiivisesti yllättävää tulisi eteen ensimmäisenä toimintavuotena, yritys olisi todennäköisesti kassakriisissä. Mikäli puolestaan jotain positiivisesti yllättävää tulisi eteen, siihenkin kannattaa varautua. Osabudjeteista laaditun pääbudjetin osalta onkin järkeenkäypää tehdä neutraalin skenaarion lisäksi best ja worst case -skenaariot. Ne auttavat varautumaan yllättäviin tilanteisiin.
Ennusteet
Kuten kenen tahansa keihäänheittäjän, myös yrityksen on menestyäkseen opittava virheistään ja optimoitava toimintaansa. Kuvitellaan, että ensimmäisen kolmen kuukauden jälkeen näyttää siltä, että vuosibudjetti tullaan ylittämään tai alittamaan. Ennusteiden ansiosta jäljellä oleva kausi voidaan päivittää vastaamaan vallitsevaa tilannetta ja tarvittavat toimenpiteet suunnitella hyvissä ajoin. Luomalla vuosibudjetin rinnalle lyhyemmän aikavälin ennusteet, yritys voi siis seurata taloudellisen tilan kehittymistä tarkemmin ja reagoida nopeammin. Vuosibudjetti tosin kannattaa säilyttää sellaisenaan, jotta voidaan arvioida suurempien välitavoitteiden toteumaa.
Miten
Ylhäältä alaspäin ja alhaalta ylöspäin johdettu budjetti
Budjetin tekeminen johdetaan yrityksissä tavallisesti joko ylhäältä alaspäin tai alhaalta ylöspäin. Ensiksi mainitussa yrityksen johto asettaa taloudelliset tavoitteet, operatiiviset tavoitteet ja mittariston, jotka toimitetaan suorittavalle taholle. Jälkimmäisessä, osallistavammassa mallissa kuljetaan toiseen suuntaan. Mikäli yrityksen jokainen myyjä saisi itse budjetoida tulevalle kauden oman myyntinsä, olisi budjetti alhaalta ylöspäin johdettu. Kannustaakseen myyjiä yritys voisi luoda kustakin kustannuspaikan kirjanpitoon, josta myyjä voisi helposti tarkastella budjettinsa toteutumista ja päivittää ennusteitaan tarpeen mukaan. Tarpeen mukaan budjetti on hyvä jakaa eri kustannuspaikoille, dimensioille, projekteille jne.
Toteuman seuranta ja vertaaminen budjettiin sekä ennusteisiin
Tuloslaskelman ja taseen toteuman vertaaminen käsin tehtyihin budjetteihin käy nopeasti työlääksi ja turhauttavaksi. Suosittuna vaihtoehtona ovat uusimmat talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmistot, joissa toteuma päivittyy ohjelmistoon automaattisesti. Toteuman seurannasta on pyritty tekemään niin vaivatonta, että se onnistuu keneltä tahansa, joilla on siihen käyttöoikeudet. Budjetti sekä sen erot ovat nopeasti luettavissa ytimekkäistä visuaalisista graafeista ja kuvaajista.
Osa talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmistoista tarjoaa yrityksille myös mahdollisuuden räätälöidä juuri omiin tarpeisiin sopivan käyttöliittymän. Sen kautta esimerkiksi johto voi yhdellä silmäyksellä seurata kunkin myyjän myyntiä ja myyntikatteita sekä yrityksen liiketoiminnalle tärkeimpiä tunnuslukuja, kuten kassatilanteen kehitystä, käyttökate- ja rahoitustulosprosenttia sekä omavaraisuusastetta.
Finadeckin älykäs Talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmisto on suunniteltu helpottamaan yrityksiä budjetoinnissa, investointien suunnittelussa, tunnuslukujen ja kassavirran analysoinnissa sekä – visuaalisessa raportoinnissa, toimiala- ja kilpailijavertailussa, arvonmäärityksessä sekä rahoituksen haussa.
Lisätietoja vuosilomasta:
https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/vuosiloma
Lisätietoja henkilösivukuluista:
https://www.yrittajat.fi/yrittajan-abc/tyonantajan-abc/tyonantajamaksut/tarkeita-lukuja-2019-599967
Lisätietoja investointien elinkeinotoiminnan verotuksen poistoprosenteista:
