Raportointi – viisi vinkkiä BI-raportoinnin rakentamiseen ja hyödyntämiseen

Liiketoiminnan mittaamisessa ja kehittämisessä ensiarvoisen tärkeää on, että ne perustuvat alan koeteltuihin ja hyviksi havaittuihin käytäntöihin. Niitä olen käsitellyt edeltävissä artikkeleissani tuloksen ja taseen logiikasta, kassavirtalaskelmasta, tunnusluvuista sekä budjetoinnista.

Tässä kirjoituksessa käsittelen tulevaisuuttaa ennakoivaa toimintatapaa, mikä liiketoiminnassa on kaikista optimaalisinta. Miten sitä olisi mahdollista edistää talousjohtamisessa ja raportoinnissa, joiden tehtävistä osa on vaativia ja aikaa vieviä?

Kuvitellaan sokkoa ruorimiestä, joka myrskyn keskellä ohjaa laivaa miten sattuu. Hän reagoi vasta, kun on jo karahdettu karille. Siteen poistaminen silmien edestä on toki ensimmäinen toimenpide ennusteen parantamiseksi. Mutta jos ruorimiehelle asennettaisiin nykyaikainen navigointijärjestelmä, miten paljon edullisemmalta tulevaisuus voisi näyttää?

Kuinka rakentaa BI-raportointi

Liiketoiminnan taloudenpitoon kuuluu niin tarkkuutta vaativia rutiinitehtäviä kuin syvällisempää suurten kokonaisuuksien hallintaa. Samalla pitäisi tähyillä markkinoita ja teknologioita, jotka kehittyvät nopeaa tahtia. Järkevää onkin ulkoistaa näitä toimintoja kirjanpitäjälle tai talousjohtamisen asiantuntijalle. Tämä ei kuitenkaan muuta sitä tosiasiaa, että myös alan ammattilainen kohtaa haasteita työssään.

Taloudellisen tilan ja liiketoiminnan avainlukujen tarkasteluja voidaan merkittävästi sujuvoittaa ottamalla käyttöön talousmittaristoa ilmentävät visuaaliset työkalut eli BI dashboard (talouden – ja liiketoiminnan ohjauspaneeli). Jos vanha sanonta ”kuva kertoo enemmän, kuin tuhat sanaa” tuntuu liioittelulta, niin ainakin liiketoiminnan hahmottamisessa visuaalisilla esitystavoilla saavutetaan huomattavaa etua. Ihminen kun on vahvasti visuaalinen olento.

Kuten kaikki yrityksen talouden parissa työskennelleet hyvin tietävät, taloudellisen tilan sekä sen kehityksen hahmottaminen pelkkien numeroiden kautta voi olla työlästä. Luvut on kuitenkin mahdollista muuttaa visuaaliseen muotoon, jolloin niistä tulee lukijalleen konkreettisempia. Se havainnollistaa ja nopeuttaa numeroiden sisäistämistä ja käsittelyä. Näin liiketoiminnan tilasta voidaan saada nopeammin entistä tarkempi käsitys.

Toisekseen, visuaaliset esitykset oikein hyödynnettyinä varmistavat sen, että juuri oikeat henkilöt saavat oleellisen tiedon ymmärrettävässä muodossa. Tämä on yksi talousraportoinnin tärkeimpiä päämääriä maailmassa, jossa on kyettävä tekemään kestäviä päätöksiä niukoilla resursseilla.

Esimerkiksi, jos yrityksellä on useita kustannuspaikkoja ja projekteja, projektijohtaja voi keskittyä hänen johtamien projektien kannattavuuden ja tehokkuuden tarkasteluun räätälöidyistä visuaalisista graafeista. Henkilön aika ei kulu turhaan numeromuotoisten raporttien etsimiseen, laskemiseen ja hahmottamiseen, kuinka hyvin projekti numeroiden valossa on budjetissa pysynyt ja niin edelleen.

Tarkempi kuva yrityksen taloudesta on hedelmällinen lähtökohta myös henkilöstön johtamiseen ja sitouttamiseen. Tavoitteenasettelulla ja asianmukaisella palkitsemisella liiketoiminnan kehittämisestä tulee kaikkien asia. Kun suunta on yhteinen ja henki hyvä, voidaan yleensä odottaa tuloksia.

Visuaaliset työkalut rakentavat osaltaan yrityksen ennakoivuutta, eli reaktiivisuus muuttuu proaktiivisuudeksi. Samalla saavutetaan säästöjä kustannuksissa ja ajankäytössä. Liiketoiminnasta tulee kestävämpää. Mutta miten dashboard tarkalleen ottaen otetaan käyttöön?

Mitä asioita huomioida BI-raportoinnissa

Yrityksen navigointijärjestelmän eli dashboardin tulee aina palvella yrityksen  liiketoimintaa, sen seurantaa ja taloutta. Dashboardeja voi olla useampia, esimerkiksi yksi dashboard tavoitteiden seurantaan ja toinen yrityksen taloudellisen kokonaistilanteen seurantaan. Dashboardien mittaristoihin voidaan liittää myös ulkopuolista tietoa esimerkiksi tarkemman tuotekohtaisen kannattavuuden tai työn tuottavuuden laskentaan.

Näillä viidellä vihjeellä pääset oman navigointijärjestelmäsi rakentamisessa alkuun:

1. Läpikäy yrityksen taloudelliset tavoitteet
2. Valitse tai räätälöi tunnusluvut, jotka sopivat parhaiten taloudellisen tilan seurantaan
3. Seuraa mittaristoa välttääksesi ylimääräiset yllätykset
4. Sovi henkilöstön kanssa rutiinit taloudellisten mittareiden katselmointiin ja kehittämiseen esimerkiksi kuukausittain, kolmen kuukauden välein tai puolivuosittain
5. Tarvittaessa kehitä mittaristoa tarpeisiin sopivammaksi sisällyttämällä siihen dataa myös taloushallinnon ulkopuolisista järjestelmistä

Jotkut talousjohtamisen toiminnot ovat väistämättä monimutkaisia. Niihin myös liittyy paljon vastuuta. Hyvä vaihtoehto onkin ulkoistaa ne kirjanpitäjälle tai talousjohtamisen asiantuntijalle. Se ei kuitenkaan muuta sitä tosiasiaa, että kaukaa viisas taloudenpito koostuu jatkuvasta huolellisuudesta ja itsensä kehittämisestä. Tämä koskee myös heitä, joiden silmä on sille jo harjaantunut.

Tutustu myös muihin alla mainittuihin artikkelisarjan artikkeleihin:

Tuloslaskelman ja taseen logiikka kansankielellä

Kassavirtalaskelma kansankielellä

Budjetti -miksi, mitä ja miten

Tunnuslukujen seuranta (miksi, mitä ja miten) kansankielellä

Finadeckin älykäs Talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmisto on suunniteltu helpottamaan yrityksiä tunnuslukujen ja kassavirran analysoinnissa sekä – visuaalisessa raportoinnissa, budjetoinnissa, investointien suunnittelussa, toimiala- ja kilpailijavertailussa, arvonmäärityksessä sekä rahoituksen haussa.